הכנסת ספר תורה הוא אירוע מורכב, הדורש הכנה מוקדמת ומוסדרת, תוך הקפדה על עריכת לוחות זמנים מדויקים, לאפקט הפתיחה יש חשיבות עצומה לכן חשוב להיות יצירתיים ומקוריים, ולהקפיד על הכללים והאישורים הנדרשים
הכנסת ספר תורה
הכנסת ספר תורה הוא אירוע מורכב, הדורש הכנה מוקדמת ומוסדרת, תוך הקפדה על עריכת לוחות זמנים מדויקים, רכב מפואר ומזמר לתהלוכה, חופה ניידת עבור ספר התורה והמלווים, לפידים עבור הילדים, חבלים ליצירת קו תהלוכה מדויק של הילדים מחזיקי הליפידים, רישיונות ואישורים של הרשויות, גרילנדות - נורות צבעוניות, תהלוכה מפוארת וסעודת מצווה, תחילתו של האירוע הוא במכירת האותיות ושאר הדברים הקשורים לספר התורה, לאפקט הפתיחה יש חשיבות עצומה לכן חשוב להיות יצירתיים ומקוריים, ולהקפיד על הכללים והאישורים הנדרשים, במאמר הקצר הבא, השתדלנו לנגוע בכל הסעיפים שיגרמו לכם לעשות אירוע הכנסת ספר תורה בצורה מיטבית.
צילום: יוסי אפללו
הכנות מוקדמות
משך זמן האישורים הינו כשבועיים ימים, לכן רצוי להיערך מראש ולא לחכות לרגע האחרון, בחלק מהרשויות האישורים הינם חינם וללא תשלום
כדאי לנסות ולערב את האיש שאחראי על התרבות התורנית בעיר, בד"כ הוא יוכל וישמח לעזור לכם מול הרשויות.
פרסום
על מנת להפיק אירוע מכובד מרשים ורב משתתפים חשוב להשקיע בפרסום , מודעות רחוב גדולות וצבעוניות בשני סבבי הדבקה כשבוע וחצי לפני האירוע ויומיים לפני האירוע יסייעו ביצירת תכונה סביב האירוע וקהל משתתפים מכובד, חשוב להשקיע בעיצוב מודעה איכותית, מודעות אנמיות יביאו רק את אלו התרים אחר ארוחת ערב דשנה, ניתן להסתייע בפרסום גם בדרך של מודעות בעיתונים מקומיים וברכב כרוז המבשר ומודיע על האירוע הקרב ובא, הכל לפי היכולת והתקציב
אמרגנים מפיקים
השוק היום מציע רשימה ארוכה של מפיקים ואמרגנים. חשוב לבדוק את הניסיון שלהם בקהל היעד, לא כדאי למהר ולבחור מפיק לאירוע שהיה הזול ביותר או מפרסומת אקראית שבה נתקלתם. אלא בדקו כל מפיק ומפיק לגופו של עניין ובקשו ממנו המלצות
מכיוון שאירוע מסוג זה עמוס בהכנות רבות, יש באפשרותכם לחפש מפיק שדואג לכל האירוע מתחילתו ועד סופו כולל אישורים מהמשטרה, שילוט לבית וגירלנדות מפוארות, קייטרינג, שרותי עריכה, שירותי מלצרות, ואספקת ציוד
כתיבת אותיות
כתיבת האותיות היא בעצם הטקס הפותח את הערב, מנהג ישראל מדורי דורות הוא להשאיר את האותיות האחרונות שבספר התורה ריקות ממילוי לאשכנזים בשיטת חלול ולספרדים בשיטת נפסק
לסיום הכתיבה מזמינים את נכבדי הקהל או מוכרים את הזכות למילוי האותיות, במקרה שמוכרים אותיות רצוי להשתמש בשירותי הנחיה ומכירה מקצועיים בכדי לקבל תוצאות טובות, התשלום למנחה המוכר המקובל הוא על בסיס אחוזים
חשוב לוודא שהסופר שכתב את ספר התורה ילווה את מעמד כתיבת האותיות ויבצע את הכתיבה בעצמו, כדאי להקפיד להזמין לכתיבת אותיות אנשים ראויים כדי לא לפגום בקדשות והידור ספר התורה במקרה הצורך ניתן להזמין אורחים ולתת להם תחושה של כתיבת אות כשחוזרים מעט על אות קיימת
חשוב להקפיד שכל כותב אות יאמר הרני כותב לשם קדושת ספר תורה יחזיק בידו של הסופר והוא שיכתוב את האות ולא המוזמן
צילום: יוסי אפללו
זמן כתיבת האותיות
הזמן האידיאלי להתחיל בכתיבת האותיות הוא כשעתיים לפני השקיעה, כך שבסיומה מתפללים מנחה ברוב עם, רצוי לשים לב כי תפילת מנחה שנערכת לפני כתיבת האותיות משבשת את מהלך האירוע מכיוון שאנשים רבים נעמדים ומארגנים מנינים נוספים חשוב להבהיר לכולם שאין צורך ליצור מניינים עצמיים ובסיום האותיות נתפלל כולנו יחד ברוב עם.
הגברה ומערכת כריזה
חשוב לדאוג למערכת הגברה קטנה במקום בו נערכת כתיבת האותיות, הדבר נצרך על מנת לתת אופי מסודר לטקס ועל מנת להשליט סדר ברעש הטבעי הנוצר בתוך המקום הקטן , כ"כ מערכת הגברה שיש לה השפעה חיצונית תועיל ליצירת אווירה מתאימה לאירוע ברחוב ובסביבה של הבניין ותביא אנשים נוספים לאירוע.
רכב תהלוכות
חשוב לפני שסוגרים עם רכב תהלוכות לבדוק מי הוא ומה הניסיון שלו מול קהל היעד, אסור להתפתות למחיר בלבד, כיום ישנם רכבים מזמרים מפוארים ומקושטים בשלל צבעים ומנורות המלווים את התהלוכה והם בעצם לב ליבה של התהלוכה ובמחירים סבירים מאוד, במקרים מיוחדים ניתן לשלב גם נגררת שעליה יושבת תזמורת שלמה ומלווה את התהלוכה אין להתפתות לקחת מישהו ללא ניסיון, רק בגלל שיש לו מערכת הגברה ודיסק שירים, עלות רכב התהלוכה היא מינורית ביחס לאירוע והינה ליבת האירוע.
חופה
חשוב לשים לב כי החופה תהיה נגללת על גלגלים ולא במוטות שידרשו לשאת אותם כל הדרך, גם החופה אמורה להיות מקושטת ומזמרת ובמקרה הצורך אף עם יכולת להתגונן מפני גשם קל
צילום: יוסי אפללו
לפידים
אין ספק שילדים הנושאים לפידים המאירים לרחוק הם מחזה מיוחד שחבל לוותר עליו, ומה גם שיש לו אסמכתא מהמקורות "כבדו את ה' באורים" , כיום ניתן להחליף את לפידי האש הישנים בלפידים מוארים ובטיחותיים, ובכך גם לחסוך את הצורך בכבאית ואישור מכבי אש, רצוי להקפיד לחלק את הלפידים בצורה מסודרת רק לילדי התהלוכה כדי ליצור אחידות בנראות
חבלול
ליצירת תהלוכה מסודרת ומרשימה כדאי ליצור חבלול משני צידי הכביש ובתוכו מתהלכים ילדים נושאי לפידים
ילדי תהלוכות
ניתן לפנות לתלמוד תורה או בית ספר שבאזור על מנת שישלחו את התלמידים לבושי שחור לבן בלווי הוריהם לשאת חלק בתהלוכה, ברוב המקרים מנהלי המוסדות ישמחו לשתף עימכם פעולה שוודאי יש לה השפעה חינוכית ומצווה גדולה
שקיות- פעקלך לילדים
חשוב להיערך מראש עם מספר שקיות לילדי התהלוכה, יש לדאוג לכ 40 % יותר מהכמות המוערכת של המשתתפים
מוסיקה
רצוי לתת את הדעת מראש לקהל היעד שמשתתף באירוע ולהתאים את סגנון המוסיקה אליו, ואת שירת הפיוטים לכל עדה ועדה, מוסיקה ספרדית באירוע של קהל אשכנזי ולהיפך תגרום לאי נעימות ולחוסר חיבור של הקהל לאירוע.
זיקוקים
מופע זיקוקים הוא מרהיב ומוסיף נופך חשוב לתהלוכה, אולם יש לדעת! כי בכדי להפעיל מערך זיקוקים אנו נדרש לאיש מקצוע מנוסה, כ"כ מעל קוטר מסוים נדרש באישור של חבלן משטרה, חשוב לציין בשלב הוצאת הרישיון מהמשטרה את הרצון להשתמש בזיקוקים ולקבל הנחיות פעולה.
שלטים
שלטי תהלוכה הם חלק בלתי נפרד מהתהלוכה עצמה, כיום ניתן לשכור שלטים שונים לפי בחירה עם לולאות מיוחדות לתלייה
גרילנדות – מנורות צבעוניות
לנורות צבעוניות שסוככות על אזור התהלוכה יש השפעה עצומה כיום ניתן לשכור גרילנדות באורך הרצוי ולהשתמש בנורות צבעוניות לתאורה מיוחדת , חשוב לשים לב ! כי נדרשת מיומנות לתליית גרילנדות בגובה וכמובן שללא הכשרה מתאימה אסור להתעסק בחשמל
כיבוד קל ושתייה
בתוואי התהלוכה רצוי לפזר שתייה קלה ומזונות לשימוש חופשי של משתתפי התהלוכה
סעודת מצווה
סעודת המצווה תיערך במתחם סגור ומול הזמנות בלבד, רצוי לשים סלקטור בכניסה שימנע כניסת אנשים לא רצויים כניסה חופשית למתחם הסעודה, תיצור בלגאן, צפיפות והוצאות מיותרות.
ביטוח
חשוב לצרף את ספר התורה החדש לביטוח בית הכנסת הקיים, באם עדיין אין לכם ביטוח לרכוש ולמבנה, זה הזמן לעשותו ! מכיוון שביטוח לרכוש וספרי תורה הוא בתוככי בית הכנסת, כדאי להודיע לחברת הביטוח על התהלוכה עם ספר התורה ולעשות הרחבה ביטוחית לזה, כך שאם ח"ו ספר התורה יינזק בדרך תהיו מכוסים ומגובים.
לסיכום
כיום ניתן לקבל שירותי הפקה כוללים הכל משלב התכנון והרישיונות ועד שלב ההסעדה הכול פונקציה של מחיר ויכולת, בין אם החלטתם לקחת חברת הפקה או להפיק לבד חשוב להקפיד על הכללים ואישורים נדרשים ולא להשאיר כלום ליד המקרה מה שצפוי להשתבש ישתבש בד"כ
