ערבי התרמה

הפקת דינר  \ אירוע התרמה

חלומו של כל גבאי ומנהל ארגון הוא להפיק אירוע מכובד, אולם אירוע מכובד זו לא המטרה, אלא האמצעי. מטרות האירוע משתנות בהתאם לצפיות שלנו להשגה מהאירוע, יחסי ציבור, גיוס תורמים חדשים, תגבור ושיתוף תורמים קיימים במיזם חדש ועוד ...

בפועל לעיתים קרובות מופיעה התפכחות מרה לאחר האירוע, וזאת כתוצאה מהפער בין הציפיות לתוצאות, הצלחת האירוע תלויה במשתנים שונים שכדאי לתת עליהם את הדעת מראש

צילום: צילומית 2000

מהו דינר

ארוחה אליה מוזמנים תורמים פוטנציאלים, או תורמים בפועל. המשתייכים לשכבת בעלי הממון. שנוכחותם תניב הכנסה כספית משמעותית. תחושת יוקרה ומכובדות, החוויה, והקשר הבין-אישי עשויים ליצור רושם חיובי על התורמים הפוטנציאלים והתורמים בפועל, ולהעמיק את הקשר עם הארגון או בית הכנסת..

באירוע משולבים: תוכנית אומנותית, דברי ברכה, סעודה וחשיפת הארגון.

מטרות דינר

• גיוס כספים ומשאבים - המתבצעת לפני ו/או במהלך הדינר עצמו.
• שיפור תדמיתי ויחסי ציבור
• הרחבת מעגל חברי הקהילה והמתפללים בסביבה
• גיוס תומכים ואוהדים חדשים לבית הכנסת והעמותה.
• העמקת הקשר והמחויבות של הפעילים והתורמים הקיימים.
• שיפור יכולות מקצועיות בארגון .
• הגברת המורל בארגון ובקהילה .
• איתור וזיהוי תורמים ותרומות חדשות לטווח הקצר ולטווח הארוך.

צילום: צילומית 2000

המשכיות

העובדה, כי הפניה אל התורמים נעשית במספר מישורים: יחסי ציבור. פרסום. קשר אישי. אווירת "יחד" ומחויבות חברתית. תמורה לתרומה על ידי כבוד והוקרה לתורם. ועוד יוצרים מוכנות נפשית להזדהות עם מטרות הארגון ובית הכנסת ופתיחות לביטוי הזדהות זו על ידי תרומה כספית. בהמשך לדינר ניתן להתרים גם באופנים הבאים: התרמה אישית - על ידי פגישה עם תושבי השכונה סביב בית הכנסת. פניה המונית - דוור ישיר ו/או טלמרקטינג, התרמה מדלת לדלת. פניות בתקשורת הכתובה והמשודרת

הגדרת המטרה

יש להחליט מראש מה מטרות הדינר ואיזה יעדים אנו רוצים להשיג, האם הדינר יהיה אירוע התרמה או אירוע יחסי ציבור?

• קיום הדינר מתוך מגמת יחסי ציבור הוא לגיטימי, אך דורש היערכות ארגונית ומשאבים כספיים מיוחדים לשם כך.
• יש לתכנן את פוטנציאל הרווח מראש, ולפי ההחלטה לפעול באמצעים השונים לגיוס הכספים. אם פוטנציאל הרווח הוא נמוך, עלולה להיגרם אכזבה קשה בתום האירוע.
• הציפייה היא כי קיום ה'דינר' יכניס כסף, יכסה את עצמו וישאיר רווח הגון, מצריכה בחינה מקצועית ויסודית עוד בטרם התחילה 'רכבת הדינר' לנוע ליעדה.
• ארגונים לא מנוסים - אשר אינם בשלים דיים לקיים דינר כאירוע התרמה, לוקים בדרך כלל בחוסר סבלנות וקוצר ראות, ושואפים לביצוע דינר התרמה בשלב הבוסר דבר הגורם לאכזבה ומפלה בסופו של עניין. הריצה הבלתי מקצועית "לתכל'ס - כסף בקופה מיד", גורם לטעות אסטרטגית קריטית.
• חשוב לציין כי אמצעי התרמה שונים, האמצעים המתאימים לתורמים בעלי יכולת גבוהה הם שונים במהותם מהאמצעים המתאימים לתורמים סכומי כסף קטנים. כתוצאה מכך, יש להתאים ולייחד לכל שכבה כלכלית את השיטות המתאימות לה.

• יש לבנות פירמידת תרומות המתאימה לשכבות התורמים עצמם המשתתפים באירוע - מוזמנים, אורחי כבוד, תורמי ביניים ונותני חסויות.

עיתוי בלוח הזמנים השנתי 

• ארגון המבוסס על תורמים גדולים הבאים מחוץ לארץ בתקופת החגים, ייאלץ להיכנס לרשימת האירועים הצפופה בתאריכים אלו. עובדה זו עלולה ליצור קושי בנוכחות קהל משתתפים רב, שמחויב לאירועים אחרים, או שכבר שחוק מהשתתפות בסדרת אירועים צפופה בזמן קצר.
• אירועים הנערכים בסמוך לסוף שנת המס, עשויים להקל על התורמים לתכנן את תרומותיהם הכספיות על-פי תכנון הפיננסי המיועד לשנת הכספים המסוימת.
• מומלץ לבדוק האם ארגונים אחרים מתכננים אירועים בתקופה הרצויה לארגון וגם ליידע ארגונים אחרים על האירוע והתאריך המתוכננים, בכדי למנוע התנגשויות בין אירועים המתקיימים באותו יום.

יכולת ארגונית 

ביצוע דינר מוצלח מצריך יכולת ארגונית  בתחומים שונים :

• משרדית – מחשב, הדפסות, דואר, טלפונים, הנהלת חשבונות
• הפעלת כוח אדם – גיוס ומיון, החדרת מוטיבציה, גיבוי וכיסוי בזמן תקלות, תיאום ובקרה, קשר עם מתנדבים והפעלתם.
• הפקה – תכנית אמנותית, הפקות דפוס, הוקרה לתורמים, יחסי ציבור ותקשורת..
• כלכלית –מימון עלויות של כוח אדם, הפקות דפוס, הזמנת מקום לאירוע וכו'.

ותק הארגון

• בית כנסת חדש יצטרך להשקיע מאמצים בארגון קבוצת הפעילים הראשונה לפעולה בתחומים השונים וגם השקעה גדולה ביצירת קהל יעד שיהיה מעוניין להשתתף באירוע.
• בית כנסת ותיק יצטרך להשקיע מאמצים בגיבוש רעיון חדש, מקורי ומעניין וליצור רצף של עניין ואתגר לקהל התורמים שלו, בכדי שיהיו מעוניינים להשתתף באירוע נוסף, ובתנאי שיהיה מעניין ומרגש.

צילום: צילומית 2000

מפיק לאירוע

בכדי להפיק 'דינר', צריך מפיק מנצח כולל שלו יכולת  לראות בו זמנית את הפריטים ואת המכלול, לדעת לאן האירוע "יזרום" ולצפות מראש תקלות אפשריות ולמנוע אותם, הרבה ארגונים מנסים לחסוך כסף ולא לקחת איש הפקה חיצוני, זהו משגה, איש מקצוע חיצוני עושה את ההבדל בין אירוע מוצלח לאירוע. השקט הנפשי והריצות שתחסכו שווים את ההשקעה

למפיק יכולת הבנה וניסיון בהפקות דומות , ויכולתו להניע את כל המערכת לקראת הפקה מושלמת – מהווים אבן יסוד להצלחת האירוע .

תפקיד המפיק והנהלת הארגון מתמקד ביצירת הכלים להצלחת האירוע:

1. בחירת אנשי מקצוע מתאימים..
2. בחירת מתנדבים פעילים מתאימים. .
3. חיבור משמעותי בין אנשי המקצוע למתנדבים בפועל
4. אחריות לגיבוש תכנית העבודה ל'דינר'
5. אחריות וליווי ביצוע תכנית העבודה במלואה.

מחויבות הפעילים 

המודל האידיאלי הוא ליצור שילוב בין הצוות המקצועי לפעילים מתנדבים, ויחד לגבש תכנית מלהיבה. אמנם יש אפשרות שרק אנשי המקצוע יבצעו את כל מה שנדרש, אך יצירת קבוצה משולבת עם הפעילים תיתן לארגון תחושה של מחויבות ונאמנות וקשר ארוך טווח בין הפעילים לארגון.

יצירת אירוע המתוכנן ומבוצע רק בידי גורמים מקצועיים, הופכת את הדינר לאירוע תרבותי תוך החמצת ההזדמנות ליצור אירוע ארגוני.

ועדות הפקה

מומלץ להקים ועדות מתנדבים, בכל ועדה שלושה מתנדבים שעובדים בצמידות ובכפוף לאיש מקצוע מיומן בתחומים הבאים:

1. ועדת יחסי ציבור, תקשורת ופרסום. 
2. ועדת שיווק האירוע – גיוס משתתפים.
3. ועדת הפקה – תכנית הערב, תפריט ולוח זמנים
4. ועדת התרמה – טיפול בתורמים גדולים, חסויות עסקיות וחוברת ברכות.

מבדקי היתכנות

כל ארגון עמותה ובית כנסת בטרם שיכנסו להפקה מורכבת ויקרה  כדאי שיבדקו  את עצמם ב"סקר היתכנות קצר" את מידת מוכנותם לערוך אירוע התרמה. אם מתבררת להם תמונה עגומה במהלך ההכנות לאירוע ובסמוך לקיומו עדיף שיוותרו על כך בשלב זה אחרת הנזק לארגון עלול להיות רב יקר ומשמעותי וזמן התאוששות יהיה ארוך מאוד

סיכום אירוע

כדאי  לבצע דו"ח מסכם לאחר האירוע, שבו יופקו הלקחים והמסקנות, בכדי שכל הידע שנדרש ישמש את הנדבך לנקודת ההתחלה של ה'דינר' הבא .